Ist KI für ein kleines Schweizer Unternehmen sicher? Was du prüfen solltest, bevor du anfängst
KI lässt sich in einem kleinen Schweizer Unternehmen sicher einsetzen, wenn fünf Dinge geklärt sind, bevor der erste Kundenname in ein Tool kommt. Das Training mit deinen Daten ist ausgeschaltet. Du weisst, in welchem Land die Daten gespeichert sind. Jedes Tool läuft in einem Konto, das dem Unternehmen gehört. Nichts verlässt den Betrieb, ohne dass ein Mensch es freigibt. Und auf einer Seite steht schriftlich, welches Tool welche Daten sieht. Alle fünf Entscheidungen kannst du an einem Nachmittag treffen.
Die meisten kleinen Firmen haben sie noch nicht getroffen. Im März 2025 hat das Forschungsinstitut Sotomo im Auftrag der AXA 300 Schweizer KMU befragt. Von den Firmen, die KI bereits nutzen, hatte nur ein Drittel eine klare Regel zum Datenschutz. Bei Firmen mit fünf bis neun Mitarbeitenden waren es 23 Prozent.
Die Tools sind also im Einsatz, und die Regeln fehlen meistens. In diesem Artikel geht es darum, diese Lücke ohne Rechtsabteilung zu schliessen.
Eines vorweg. Ich bin Coach und richte KI für Kleinunternehmen ein. Juristin bin ich keine. Was folgt, ist die praktische Routine, die ich selbst anwende, und ich sage dir, an welcher Stelle eine Anwältin oder ein Anwalt dazugehört.
Wo das Risiko in einem Kleinunternehmen liegt
Wenn Inhaberinnen und Inhaber an KI-Risiken denken, stellen sie sich oft etwas Dramatisches vor: ein gehacktes System, eine Datenbank, die im Netz landet. In einem Betrieb mit acht Leuten ist das alltägliche Risiko viel kleiner und viel wahrscheinlicher. Jemand kopiert eine Kunden-E-Mail in einen kostenlosen Chatbot auf einem privaten Konto, weil das der schnellste Weg zu einer höflichen Antwort ist.
In diesem kleinen Moment läuft dreierlei schief. Das Konto ist privat, also hat der Betrieb keine Kontrolle darüber, was dort gespeichert ist. Mehrere KI-Tools nutzen in der Version für Privatpersonen die Unterhaltungen, um ihre Modelle zu verbessern, solange niemand das ausschaltet. Und niemand hat entschieden, ob Kunden-E-Mails überhaupt in dieses Tool gehören.
Es passiert ohne jede böse Absicht, weil das Tool hilfreich ist und es keine Regel gibt.
Die rechtliche Seite ist weniger exotisch, als sie klingt. Das revidierte Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) gilt seit dem 1. September 2023, und es gilt für einen Betrieb mit vier Leuten genauso wie für eine Bank. Deine Kundenliste besteht aus Personendaten. Für die E-Mails, die deine Kundinnen und Kunden dir schreiben, gilt dasselbe. Wenn ein KI-Tool sie verarbeitet, solltest du sagen können, welches Tool das ist, wo es die Daten speichert und warum es das darf. An diesem Punkt kommt deine Datenschutzerklärung ins Spiel, und hier ist ein kurzes Gespräch mit einer Anwältin oder einem Anwalt gut investiertes Geld.
Alles vor diesem Punkt ist Ordnung im eigenen Haus, und die kannst du selbst schaffen.
Fünf Prüfpunkte, bevor der erste Kundenname in ein Tool kommt
Erstens, der Trainingsschalter. Jedes seriöse KI-Tool hat eine Einstellung, die festlegt, ob deine Unterhaltungen für das Training künftiger Modelle verwendet werden dürfen. In den Geschäftsversionen ist sie meistens von Anfang an ausgeschaltet, in den kostenlosen und privaten Versionen oft eingeschaltet. Such sie, schalte sie aus und mach einen Screenshot der Einstellung für deine Unterlagen.
Zweitens, das Land. Frag nach, wo die Daten gespeichert werden. Für Schweizer Kundendaten wähle ich die Speicherung in der Schweiz oder in der EU, wann immer das Tool sie anbietet. Bei vielen Tools kannst du die Region genau einmal wählen, beim Anlegen des Kontos, und danach nie wieder. Darum gehört diese Entscheidung an den ersten Tag.
Drittens, das Konto. Jedes Tool sollte in einem Konto laufen, das dem Betrieb gehört, vom Betrieb bezahlt wird und in dem du die Administratorrechte hast. Wenn jemand aus dem Team geht, bleibt das Konto. Und wenn die Arbeit mit jemandem von aussen vorbei ist, zum Beispiel mit mir, bleibt nichts von dir bei dieser Person liegen.
Viertens, die Freigabe. Entscheide, was KI allein tun darf und wofür es einen Menschen braucht. Meine eigene Regel ist einfach. Meine KI-Agenten dürfen E-Mails nur an meine eigenen Postfächer senden. Alles, was an eine andere Person geht, wird als Entwurf gespeichert, und ich lese es, bevor es hinausgeht. Dasselbe gilt für Beiträge: Nichts wird ohne mein Ja veröffentlicht. Ein Kleinunternehmen kann genau diese Regel vom ersten Tag an übernehmen.
Fünftens, eine Seite Text. Schreib zu jedem Tool auf, welche Daten es sieht, wo diese Daten gespeichert sind und wer im Betrieb es benutzen darf. Dazu kommt ein Satz für das Team darüber, was nie in ein KI-Tool gehört. Für die meisten kleinen Firmen sind das Gesundheitsdaten, Zahlungsdaten und alles, was dir eine Kundin oder ein Kunde im Vertrauen gesagt hat. Nach dieser Seite fragt deine Anwältin oder dein Anwalt, wenn die Datenschutzerklärung angepasst wird. Und du bist froh um sie, falls jemand aus deiner Kundschaft einmal nachfragt.
Was bei dir bleibt
Sicherheit ist auch die Frage, wer entscheidet, und zwar noch lange, nachdem die Einstellungen gemacht sind.
Ein KI-Assistent kann sich in ruhigem und überzeugtem Ton irren. Er kann eine Antwort entwerfen, die einen Liefertermin verspricht, dem du nie zugestimmt hast. Davor schützt eher eine Gewohnheit als eine technische Einstellung: Der Assistent bereitet vor, und ein Mensch schickt ab. Ich lese, was in meinem Namen hinausgeht, und ich lese jedes Gespräch, das der KI-Empfang auf meiner Website mit Besucherinnen und Besuchern führt. Das kostet ein paar Minuten am Tag, und so bleibt die Entscheidung dort, wo sie hingehört.
Gute Tools setzen auch selbst Grenzen. Im Juli 2026 hat einer meiner KI-Agenten eine Anweisung von mir fünfmal hintereinander verweigert und erklärt, warum. In dem Moment hat mich das geärgert. Im Rückblick arbeite ich lieber mit einem Tool, das laut Nein sagt, als mit einem, das nickt und dann etwas anderes tut.
Eine häufige Sorge ist, etwas kaputtzumachen. Fang deshalb dort an, wo wenig kaputtgehen kann. Beginne mit Material, das gar keine Kundendaten enthält: deine eigenen Texte, deine Produktfotos, Preislisten von Lieferanten, der Wortlaut deiner Standardofferte. Lass den Assistenten ein paar Wochen lang daraus Entwürfe schreiben. Du lernst, wie er sich verhält, und die Kundenliste kann folgen, sobald die fünf Prüfpunkte erledigt sind.
Wenn du diese Woche nur eine Sache machst, öffne die Einstellungen des KI-Tools, das du schon benutzt, und such den Trainingsschalter. Das dauert zwei Minuten.
Quelle der Umfragezahlen: AXA KMU-Arbeitsmarktstudie 2025, durchgeführt von Sotomo.
KI-Setup und Begleitung für Inhaberinnen und Inhaber kleiner Unternehmen gibt es bei The Change Republic, in Zürich und in der ganzen Schweiz. Die hier beschriebene Datenschutz-Routine gehört zu jedem Setup. Mehr dazu unter www.thechangerepublic.com/de/ai-setup-small-business
Tünde Lukacs ist Executive Coach, Keynote-Speakerin zu KI und Führung und Gründerin von The Change Republic. Sie richtet KI für inhabergeführte Kleinunternehmen in der ganzen Schweiz ein und begleitet die Inhaberinnen und Inhaber, bis sie die KI selbst führen.